面接辞退メールの例文と正しい書き方

就職や転職活動をする中で、「自分は企業の雰囲気と合わないから」、「もう他の企業から内定をもらった」などといった理由で企業の面接を辞退するメールを送る場面が訪れると思います。実はその時、面接を辞退される側の気持ちを考えたメールを送る必要があるのです。

もう自分に関係ない企業や人だと考えて丁寧でない面接辞退メールを送ってしまうと、のちのち後悔することになるかもしれません……

今回は、好印象な面接辞退メールが必要な理由とその例文を紹介します。就職や転職活動をしている方々に注目していただきたい記事です。

なんで相手の気持ちを考えた面接辞退メールを送るの？

自分のために貴重な時間を割いてくれた相手に対して敬意を払ったメールを送ることは社会人として常識です。それもできないような人間は、会社側に悪い印象を持たれて当たり前です。

反対に、面接官の気持ちを考えたメールを送れば、「うちに来てほしかったな〜」と思ってもらえ、面接を辞退した後も好印象を抱いてもらえます。

あなたが面接を辞退する会社は、一度は働いてみようかなと考えたところです。もしかしたら数年後に勤めたくなるかもしれません。そうなって転職しようとした時、面接辞退メールが選考に影響を与えないとは言い切れません。

こんな面接辞退メールのような些細なことで自分の価値を落とすべきではないです。

面接辞退メールを送る時のマナー

できるだけ早く

辞退すると決めた時点でメールするのがマナーです。相手側はあなたの面接のために準備しています。直前の連絡、ましてや当日の連絡はとても失礼にあたります。

無断で辞退はNG

無断で面接を辞退するのはもってのほかです。「こんな奴と絶対働きたくないわ〜、採用することにならなくてよかった」としか思いません。面接を辞退したといっても、あなたに対してこんな気持ちを抱いたとしたら嫌じゃないですか？

面接辞退メールの例文

(1)件名

件名を見ただけで、面接を辞退するという要件がわかるようなシンプルな件名を心がけましょう。また名前も明記しましょう。

(2)宛先

会社名、部署、氏名の順で書きます。「様」を忘れないようにしましょう。

(3)挨拶

自分が何者なのかわかるように名乗りましょう。また面接の連絡に対してのお礼を書きます。

(4)要件

わかりやすくどんな要件なのか書きます。日時を明記すると、面接官としては予定の確認がしやすいでしょう。

(5)お詫び

面接辞退、メールで辞退することになったことに対してのお詫びを伝えます。もしメールを送る相手と以前に関わりがあった場合には、それに対して感謝を伝えると印象が良いでしょう。

(6)署名

自分の名前、住所、電話番号、eメールアドレスを書きます。面接辞退メールの受け手側としては、全ての連絡先が書いてあると丁寧に感じます。

辞退メール以外の面接に関する返信マナー

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まとめ

面接の辞退をメールでする場合は、「どうせ今後関わることはない会社だ」と思わず、相手がどう感じるのかを考えながら書いてみましょう。社会人としての誠実さと責任をもって、行動することが大切です。