【転職攻略】面接辞退や内定辞退メールのポイントとテンプレ

転職活動をする中で、「企業の雰囲気と合わないから」、「もう他の企業から内定をもらった」などといった理由で企業の面接や内定を辞退するメールを送る場面が訪れるかと思います。その時大切なことが、面接を辞退される側の気持ちを考えたメールを送るということです。

もう自分に関係ない企業や人だと考えて煩雑な面接辞退メールや内定辞退メールを送ってしまうと、のちのち後悔することになるかもしれません……。

今回は、面接辞退メールを丁寧に送るべき理由とその例文を紹介します。転職活動をしている方々に注目していただきたい記事です。

面接辞退メールを絶対に送るべき理由

自分のために貴重な時間を割いてくれた面接官に対して、お礼と謝罪の意を込めてメールを送ることは社会人として常識です。何も言わずに面接に行かなかった場合、会社側に悪い印象を持たれて当たり前です。

反対に、面接官の気持ちを考えたメールを送れば、「うちに来てほしかったな〜」と思ってもらえます。

また、あなたが面接を辞退する会社は、一度は働いてみようかなと考えたところです。もしかしたら数年後に勤めたくなるかもしれません。そうなって転職しようとした時、面接辞退メールが選考に影響を与えないとは言い切れません。

こんな面接辞退メールのような些細なことで自分の価値を落とすべきではないです。

面接辞退メールを送る時のマナー

できるだけ早く

辞退すると決めた時点ですぐにメールするのがマナーです。相手側はあなたの面接のために、時間を用意し、準備しています。直前の連絡、ましてや当日の連絡はとても失礼にあたります。

無断で辞退はNG

無断で面接を辞退するのはもってのほかです。「こんな奴と絶対働きたくないわ〜、採用することにならなくてよかった」としか思いません。面接を辞退したといっても、あなたに対してこんな気持ちを抱いたとしたら嫌じゃないですか？

面接辞退メールの例文

(1)件名

件名を見ただけで、面接を辞退するという要件がわかるようなシンプルな件名を心がけましょう。また名前も明記しましょう。

(2)宛先

会社名、部署、氏名の順で書きます。「様」を忘れないようにしましょう。

(3)挨拶

自分が何者なのかわかるように名乗りましょう。また面接の連絡に対してのお礼を書きます。

(4)要件

わかりやすくどんな要件なのか書きます。日時を明記すると、面接官としては予定の確認がしやすいでしょう。

(5)お詫び

面接辞退、メールで辞退することになったことに対してのお詫びを伝えます。もしメールを送る相手と以前に関わりがあった場合には、それに対して感謝を伝えると印象が良いでしょう。

(6)署名

自分の名前、住所、電話番号、eメールアドレスを書きます。面接辞退メールの受け手側としては、全ての連絡先が書いてあると丁寧に感じます。

内定辞退メールを送るべき理由

内定辞退メールは、面接辞退メールより重く捉え、出来る限り丁寧なメールを心がけてください。

また、基本的には内定辞退は電話で伝えた方が印象は良いです。一度内定を承認したということは、企業側に期待をさせ、また様々な準備をしていることも考えられます。

他社や行きたい企業が決まった場合には、すぐに連絡をし、それまでお世話になった旨をお礼と共に伝えましょう。

面接辞退や内定辞退は出来る限り避けるべき

ここまで、面接辞退や内定辞退のメールの送り方についてお伝えしてきましたが、基本的には面接辞退も内定辞退も出来る限りしないほうが良いです。企業側に少なからず迷惑がかかってしまうため、とりあえず承認するなどの受け方はあまり好ましくありません。

しかし、業界や会社で迷うことは当たり前のようにあると思います。だからこそ、せめて辞退するときのメールは時間をかけて送ってもらいたいということです。

面接辞退メールのポイントまとめ

面接辞退メールは、辞退することが分かったら素早く、そして丁寧な謝罪を送ることが大切です。

面接の辞退をメールで送る場合は、「どうせ今後関わることはない会社だ」と思わず、相手がどう感じるのかを考えながら書いてみましょう。社会人としての誠実さと責任をもって、行動することが大切です。