【転職攻略】好印象間違いなし!日程調整メールのポイントとテンプレ

最終更新日: 2019/07/29 15:29
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転職活動をしていると、企業と面接日程調整に関するメールを頻繁にやりとりすることになります。面接日程調整メールは、面接の日時を決めるものであるだけでなく、面接官が面接前にあなたの印象を判断する材料にもなる重要なメールです。

そんな面接日程調整メールには他の面接に関するメールとは違う、件名や本文で守らなければならない返信マナーがあるんです。

この記事では、面接日程調整メールのマナーを例文とともに紹介します。転職活動をされている方はぜひ参考にして、面接官に好印象を与えるメールを書いてみてください。

面接日程調整メールの返信マナー

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すぐに返信

企業側から面接日程に関するメールが届いたら、予定を確認してすぐに返信しましょう。反応が早いのは企業としては好印象ですし、面接の日程が他の応募者で埋められてしまう可能性が低くなります。

24時間以内に返信できるように、メールボックスはこまめにチェックするのをおすすめします。

返信する時間帯

基本的には、朝8時頃から夜10時頃が理想的な時間帯です。夜中にメールを送るのはマナー違反です。常識のない人間だと思われてしまいます夜中に企業からのメールに気づいたら、24時間を過ぎていても、翌朝に返信してください。

深夜に返信しない

面接日程調整メールの返信はできるだけ早くするべきですが、深夜に返信するのはやめておきましょう。場合によっては、常識のない人というイメージを与え、面接前に悪い印象を持たれてしまいます。

深夜に面接日程調整メールに気づいた時は、翌朝に返信するようにしてください。

面接日程調整メールの件名

ポイントを示す人の画像

件名は変更しない

面接日程調整メールが企業から届いたら、基本的に件名は変更せずにそのまま返信します。「面接日程のご連絡」と企業からメールがきたら、「Re:面接日程のご連絡」と返しましょう。

件名を変えてしまうと、1日に何件もメールをやりとりしている企業は、どんな内容の返信なのかわからなくなってしまいます。マナー違反では全くないので、件名はそのままで返信してください。

ただし、メールのやりとりが続いてReが増えてしまった時はいくつか消して、件名を読みやすくします。

面接日程調整メールの本文

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希望日は3つ以上

面接日程を自分から提示する場合は、最低でも3日分を出しましょう。企業側が面接日程を調整しやすいように、幅広い選択肢を提案するのがマナーです。

本文は残したまま

企業からきたメールの本文は自分のメールに残したまま返信しましょう。企業のメール内容を残しておくことで、企業は自分たちがどんなメールを送ったのかを確認する手間が省けます。

企業からの面接日程に関するメールは、引用して返信するとよいでしょう。

面接日程調整メールの例

企業が複数の候補日を提示してきた場合

面接日程調整メールの例文

自分で企業に候補日を提示する場合

面接日程調整メールの例文

面接日程調整メールのポイント

(1)件名

企業からの面接日程に関するメールの件名を変えずそのまま返信します。

(2)宛先

会社名、部署、氏名の順で書きます。「様」を忘れないようにしましょう。

(3)挨拶

自分が何者なのかわかるように名乗りましょう。また面接の連絡に対するお礼を書きます。面接の機会を得たことに対する喜びを表現すると好印象です。

(4)面接日程

面接の日程を提案します。必ずから書き始めましょう。

(5)結び

日程調整のお願いをします。「お忙しい中〜」と相手を思いやる文は好印象です。

(6)署名

自分の名前、住所、電話番号、eメールアドレスを書きます。面接調整メールの受け手側としては、全ての連絡先が書いてあると丁寧に感じます。

面接日程調整メールのまとめ

面接を受ける場合、企業との日程調整メールのやりとりは避けては通れません。この記事を参考に、面接前に企業に悪い印象を持たれないような返信をして、面接に臨みましょう。

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