就活メールのマナーとよく使う返信テンプレート

最終更新日: 2019/02/13 15:39

メールの画像
就活では企業と数え切れないほどのメールをやり取りします。どの企業とやりとりしているのか混乱したり、メールを見逃してしまったり……

また、毎回メールの文章を考えるのが億劫になってしまうこともありますよね。

多くの人は、メールは面接の前段階だと考えて油断しがちですが、選考の一環だと考え、丁寧な就活メールを作成することを意識しましょう。

この記事では、就活メールの基本的なマナー、件名や本文の書き方、よく使う返信テンプレートを紹介します。シチュエーション別の返信テンプレートを掲載しているので、ぜひ参考にしてください。

就活メールのマナー

ポイントを示す人の画像

すぐに返信

素早い反応は企業に好印象なので、就活メールは極力24時間以内に返信するようにしましょう。その時点で返答できないメール内容だとしても、「確認しました。後日返信します。」といった趣旨を伝えたほうがよいでしょう。

ただし夜中にメールを送るのはマナー違反です。常識のない人間だと思われてしまいます。夜中に企業からのメールに気づいたら、24時間を過ぎていても、翌朝に返信してください。

正しい日本語を使う

正しい言葉を使うのは、社会人として基本的なマナーです。考えて送ることのできるメールで正しい日本語が使えていないと、「この就活生は話したら、もっと変な日本語使いそう」と企業に思われてしまいます。

メールで使用する敬語は慣れないかもれませんが、この記事を参考に、正しい日本語を使うことを意識してください。

変なメールアドレスを使わない

就活メールでは、企業に自分が誠実で真面目であることをアピールしなければなりません。そんな時にメールアドレスに自分のあだ名や恋人の名前と思われるようなものが入っていると、企業は違和感を感じるでしょう。

就活のメールのやり取りは、学校のメールアドレスを使って行うことをおすすめします。もしくは、就活用に新たなメールアドレスを作るのもよいでしょう。

就活メールの件名

たくさんのメールの画像

メールの件名はわかりやすく

基本的に企業からのメールの件名を変えて返信する必要はありませんが、面接や内定の辞退に関するメールは件名を変えましょう。そして、一目で要件がわかるものにしましょう。

企業は1日に大量のメールをやり取りしているので、件名だけでメールの内容が予想できると有難いのです。

Re:が増えたら消す

就活メールをやり取りするうちに、件名の欄にRe:が増えていってしまうことがあります。3個以上になる時は、件名が見やすいように消すようにしてください。

就活メールの本文

チェックを入れる人の画像

話題ごとに改行する

メールが読みやすいように、話題ごとに文を改行するようにしましょう。空間がない文章は読む気が失せ、またどこに要件が書いてあるのか分かりにくいと感じます。

少しの工夫で、読みやすい、企業に好印象な就活メールを作成することは可能です。

署名はすべての情報を書く

最後の署名では、名前、住所、電話番号、eメールアドレスを書きます。全ての連絡手段を書くことで、企業は丁寧に感じますし、企業が就活生に何か早急に伝えなければならないことがあれば、すぐに連絡できます。

本文は残したまま

企業からきたメールの本文をそのまま引用して返信します。企業は、自分たちがどんな内容のメールを送ったのかを確認する手間が省けます。

就活でよく使う返信テンプレート

面接日程調整メール

面接日程メールの画像

面接の機会をもらったことに対するお礼は必ず伝えましょう。また面接の日時はメールの本文に書いて、企業が再び確認できるようにするのがベターです。就活で1番送る回数が多いメールかもしれませんね。

面接日程調整メールをもっと詳しく知りたい!

面接日程メールの件名、本文、例文をより詳細に掲載しています。

面接日程調整メールの件名は?返信マナーを覚えよう!

面接辞退メール

面接辞退メールの画像

面接の機会をもらったお礼に加え、身勝手な要望を謝罪します。面接辞退のメールがなければ、企業は就活生のために面接の準備をしてしまいます。

何も連絡しないで面接辞退するのは厳禁です。

面接辞退メールをもっと詳しく知りたい!

面接辞退メールのマナーや例文をより詳細に掲載しています。

面接辞退メールの例文と正しい書き方

内定お礼メール

内定お礼メールの画像

内定をもらったことに対する喜びと、入社後のやる気を見せるメールは企業に好印象を与えます。就活生の皆さんには、ぜひこのメールを送ってみましょう。

内定保留メール

内定保留メールの画像

必ずいつまでに返答をするのかをメールに明記しましょう。具体的な日にちを示すのがマナーです。企業側は就活生が多くの企業を受けているのは理解しているので、正直に他社の選考結果を待っていることを伝えても問題ありません。

内定辞退メール

内定辞退のメールの画像

企業が貴重な時間と労力を割いて、就活生を選考していたことを認識して、内定辞退メールではとにかく謝罪の気持ちを示しましょう。今後関わることがないからといって、何も言わずに内定辞退するのはくずです。

まとめ

就活では、大量にメールのやりとりをするので、マナーや内容がおろそかになりがちですが、受け取る側のことを考えてメールを作成するようにしましょう。

就活生の皆さんはこの記事を参考に、企業とメールのやり取りをして、ぜひ内定を勝ち取ってください!

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