リモートワーク(テレワーク)におけるコミュニケーションで気をつけたい5つのポイント

最終更新日: 2020/05/13 10:46
働く男性

リモートワークを推進していく上で最も難しいのは、顔が見えない中でいかにして円滑にコミュニケーションを行なっていくかということでしょう。

この記事では、リモートワークにおけるコミュニケーションで気をつけるべきポイントを解説していますので、チームメンバーとのコミュニケーションが上手くいかずに悩んでいるリモートワーカーの方は、ぜひ参考にしてみてください。

リモートワークのコミュニケーションで気をつけるべき5つのポイント

指を差すスーツの男性

リモートワークにおけるコミュニケーションで特に気をつけるべきポイントは、以下の5つです。

  1. できるだけ早いレスポンスを心がける
  2. 返信不要のメッセージにもできるだけスタンプをつけて反応する
  3. なるべくオープンな場でコミュニケーションを行う
  4. ITツールの相談をする時はスクリーンショットも添付する
  5. 報告や相談をする時は「意見・推測」と「事実」を分けて話す

できるだけ早いレスポンスを心がける

リモートワークのコミュニケーションにおいて、誰かからメッセージが来たらできるだけ早く返信することが大切です。

もちろん可能であれば即時返信が望ましいですが、どんなに遅くとも10分以内には返信するようにしてください。10分以上返信がなければ「サボっているんじゃないか」と思われても仕方ないでしょう。

ですから、例えトイレでも10分以上席を離れる時は必ずチームメンバーに周知させてから離れることが望ましいです。

メッセージを発信する側としては、相手が仕事に集中していてもメッセージに気づけるように、例えばslackであれば必ずメンションを付けるなどの配慮が必要です。

返信不要のメッセージにもできるだけスタンプをつけて反応する

相手からのメッセージの中には、例えば「了解しました」のような、特に返信する必要のないものもあるでしょう。そのようなメッセージでも、できるだけスタンプなどをつけて反応することが求められます。

LINEのように「既読」がつくメッセージツールばかりではないので、何も反応がなければ、相手がちゃんとメッセージを読んでくれたかどうか分かりません。特に忙しい時は仕方ありませんが、できるだけ返信不要のメッセージにも反応してあげることがリモートワークでは大切です。

なるべくオープンな場でコミュニケーションを行う

報告・連絡・相談・雑談のいずれの場合でも、なるべく多くの関係者が参加しているオープンな場で行いましょう。

上長としてはダイレクトメッセージでコミュニケーションをとられるとマネジメントがしにくいですし、全員が共有されている場でコミュニケーションをとることで、第三者が「こんなのはどうだろうか」とアイデアや助言をくれることもあります

ですから、特定の個人にしかメッセージが見られないダイレクトメッセージは、あまり用いないようにしましょう。ただし、次のような場合はダイレクトメッセージを使っても構いません。

個人的に上司に相談したいことがある時

同僚や後輩など他のメンバーに知られたくない、個人的な相談を上司にしたい時は、もちろんオープンな場でコミュニケーションをとる必要はありません。

部下にネガティブな指摘をする時

逆に上司が部下に改善すべき点、改めるべき点などを指摘する場合は、1対1のダイレクトメッセージで行なった方が良いでしょう。部下としても、多くの人が見ているオープンな場でネガティブな指摘はされたくないはずです。

ITツールの相談をする時はスクリーンショットも添付する

リモートワークでほぼ必ず起こるのが「wi-fiが繋がらない」「パソコンが動作しなくなった」「アプリやツールの使い方が分からない」といったITツールに関する質問や相談です。

このような時、ただ文字だけで説明するだけでは、具体的にどのような不具合が生じているのか、聞かれた方としても分かりません。ですから、必ずスクリーンショットを添付するか、画面共有機能を使うなどして、起きている問題を視覚的に示してあげることが大切です。

報告や相談をする時は意見・推測と事実を分けて話す

チームメンバーに報告や相談を行う時は、「意見・推測」と「客観的事実」は意識的に分けてメッセージを組み立てるようにしましょう。

意見・推測

  • 私はこうだと思う
  • 私はこうしたい
  • これはこうするのが良い
  • こうなるのではないだろうか

客観的事実

  • 実際に起ったこと
  • 数値

この2つがごっちゃになっていると、今具体的にどんな問題が起っていて、あなたはどうしたいと考えているかということが全く分からないので、気をつけましょう。

この点をまず抑えていただき、次にチャットで報告や相談等のコミュニケーションを行う時のメッセージ例について見ていきましょう。

リモートワークで報告や相談等のコミュニケーションを行う時のメッセージ例

書く男性

報告や相談を行う時は、「理由・原因」「現状」「目的」などを明確にして、数値などを用いて話すと相手に伝わりやすいです。

例えば、単に「提出が遅れます」だけではなく、「〇〇という理由のために、5日までに仕上げるはずだった企画書の提出が10日の12時まで遅れます」といったように分かりやすく示しましょう。

業務や作業の進捗や結果を知らせる時

例:「5月12日19時までが締め切りのコメント機能に関する企画書ですが、進捗は70%程度でオンスケジュールです」
(進捗具合を%で示しているので分かりやすい。上司が締め切り日を忘れているかもしれないので一応それも伝える)

パソコンやITツールでエラーが起こった時

例:「ネットが重かったので一旦wi-fiをオフにして再度オンにをしたら、記事管理画面で保存ができなくなりました」
(不具合が起きた直前に動作したことを伝える。出来ればスクショや問題が起こったページのURLなども添付するのが望ましい)

失敗をした時、作業が上手くいっていない時

例:「本日の19時までに仕上げるように言われた大学無償化記事のリライトですが、先日の体調不良による欠勤が原因で完成が明日の11時頃になりそうです」
(遅れてしまった原因と共に、いつまで延びるのかを具体的な日付と時間帯で伝える)

新しい情報を入手した時

例:「〇〇というサイトに最新の入試統計データが全て掲載されています」
(些細な情報でも、役立ちそうな情報はオープンな場で共有すると良い)

課題解決のヒントを得たい時

例:「この記事は大学無償化というキーワードで上位表示させたく以下のようなタイトルにしようと思うのですが、もっと良いタイトルは思い浮かびますか?」
(どのような目的、理由で自分はどうしたいと考えているのかも述べる。単に「アドバイスください」といった受け身の姿勢は望ましくない)

仕事で判断に迷った時

例:「現在〇〇さんの記事の作成が遅れているという課題があり、今彼女が作成中のものを自分が引き受け、〇〇さんにはリライト作業を中心に行なってもらおうと思っていますが、問題はありませんか?」
(課題を明確にして、自分はどうするべきだと判断しているのかを述べる。)

まとめ

以上「リモートワーク(テレワーク)におけるコミュニケーションで気をつけたい5つのポイント」でした。

リモートワークにおいては、対面でのコミュニケーションよりもはるかに得られる情報は少ないです。また、チャットでのコミュニケーションは口頭よりも「冷たい印象」が出がちであります。

だからこそ、リモートワークにおいてはいつも以上に「相手の立場に立った」コミュニケーションを意識することが大切だと言えるでしょう。

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