リモートワーク(テレワーク)で監視は必要?サボらずに仕事に集中させる仕組み作りとは!

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悩むスーツの男性

テレワークを進める中でマネジメント層の多くが懸念するのが、部下が仕事をサボっていないか、本当に働いているのかといった点が見えにくくなることだと思います。部下がサボらないように徹底した監視体制を築いている企業もありますが、それは良いことなのでしょうか。

この記事では、リモートワークにおいて監視は必要なのかどうかや、部下がサボらずに仕事に集中できる仕組み作りのアイデアについて解説しています。人を管理する側としてメンバーとの信頼関係が築けていなかったり、実際に管理ができていないと感じている方は是非参考にしてください。

リモートワーク(テレワーク)で監視は必要か

悩むスーツの男性

常にカメラをオンにして監視をするのは生産的とは言えない

リモートワークにおいて、部下がサボらないように、常にカメラをオンにしてずっと監視を行うことは不可能ではありません。しかしながら、はっきり言ってあまり生産的な方法とは言えないでしょう。

そのような徹底した監視をずっと行なっていくことは、何よりマネジメントする側の手間となり、自分自身の仕事に費やす時間が大きく減ってしまうことになります。

加えて、管理される側も、常にカメラで上司に見られている状態で、果たして作業に集中できるのかという問題もあります。

大切なのは監視しなくても生産的に仕事を行なってくれる仕組みを考えること

常にカメラで従業員を監視している企業というのは、リモートワークにおいて「部下が席に座って仕事をしているかどうか」という点に重きを置いているように思われます。

席に座って仕事をするというのは、あくまで成果を出すための前提に過ぎないはずですが、「席に座って仕事をしている」ことを監視するのが目的化されてしまうことによって、それ自体が主な評価対象になると従業員に勘違いさせてしまう可能性もあるでしょう。

いうまでもなく、仕事における評価というのは、所定労働時間の中で何時間席に座っていたかではなく、所定労働時間の中でどれくらいの成果を出したかという成果主義によって為されるべきです。

例えば、8時間ずっとダラダラと仕事をして30程度の成果しか出していない人と、他の人に比べて息抜きする時間は多いがきちんと100の成果を出す人とでは、後者の方がより高い評価を受けるべきだと言えるでしょう。

ですから、マネジメントする側が考えるべきことは、いかにして部下を監視していくかではなく、いちいち監視しなくても部下が自発的に集中力を高めて生産的に仕事を行なってくれるにはどうすれば良いかという仕組み作りを考えることなのです。

リモートワーク(テレワーク)で部下の集中力を高める5つの方法

やる気があるスーツの男性

筆者の職場や前の職場がリモートワークにおいて実際に取り入れていた、社員の集中力を高めるための取り組みを5つ紹介します。

  • 1時間毎くらいに5〜10分の休憩をとるように指示する
  • リモートワークでも「皆で仕事をしている感」をできるだけ出す
  • 2人1組でお互いの仕事をチェックし合うバディシステム
  • 毎日終業後にその日の成果を報告させる
  • タスクが終わらない従業員を強制的に残業させる

1時間毎くらいに5〜10分の休憩をとるように指示する

一般的に、人間の集中力の限界は90分程度だと言われています。なので、集中して仕事を行なっていくためには、1時間〜1時間半ごとに5分〜10分くらいの休憩をとることが望ましいと言えます。

また、長時間座っていると、様々な病気や死亡リスクを高め、記憶形成に関わる脳領域を狭くし、認知能力の低下を招くことも明らかになっていますので、健康のためにもこのように適度の休憩を挟んで席を立つことは、非常に大切なことなのです。

恐らく多くの人は自主的に適度な休憩をとっているかと思いますが、真面目な人ほどリモートワーク中は常時仕事をしていなければならないと思い、昼休憩以外はずっとパソコンに向かっている傾向にあります。一部の超人を除いて、こういった人の生産性は無意識のうちに徐々に下がっていくものです。

ですから、マネジメントする側から、1時間〜1時間半ごとに必ず5分〜10分の休憩をとるように働きかけるか、会社としてそのようなルールを構築することが望ましいと言えるでしょう。

リモートワークでも「皆で仕事をしている感」をできるだけ出す

通常勤務では真面目に仕事ができるのにリモートワークだと集中力が途切れがちになってしまうのは、やはりプライペートな空間で1人で仕事をしているためです。

なので、部下の集中力を高めるには、リモートワーク環境をできるだけ通常勤務と同じ環境に近づける仕組みを作ることが大切だと言えます。

例えば、筆者の会社では、Discordというコミュニケーションツールを用いて、リモートワークでも「横でメンバーが頑張ってる緊張感」や「困ったら声をかけてすぐに周りに相談できる環境」を整えています。

ダラダラお喋りしながら仕事をするとかではなく、基本的には無言だがマイクを通じて他のメンバーがバソコンのキーボードを叩く音が聞こえるようにしておくだけでも、「横でメンバーが頑張ってる緊張感」は出るでしょう。

とにかくリモートワークをしている従業員に孤独感によるストレスを感じさせないことが大切です。

2人1組でお互いの仕事をチェックし合うバディシステム

リモートワークにおいて、筆者の前の会社で実際に取り入れていたのが「バディシステム」というものです。これは、チームの中で2人1組(稀に3人)になってリモートワークを進めていくというもの。

ペアとなった2人は、お互いが書いた記事をチェックしてフィードバックし合ったり、1時間に1回作業の進捗具合を確認し合うといったことを行なっていました。分からないことがあったら、上長に聞く前にまずはバディに相談します。

こういった部下同士でマネジメントさせ合うという仕組みを作ることで、上司の負担を減らし、部下のやる気や集中力を高め、更に簡単なマネジメントを体験させることができるというメリットがあります。

毎日終業後にその日の成果を報告させる

リモートワークにおいては、終業後に日報などを提出させて、必ず部下にその日の仕事の進捗具合や成果を報告させるようにしましょう。

また、毎朝本日やるべきことやスケジュールなどを記載させることで、終業後に朝書いた自分自身のタスクと比較して、何パーセント程度達成できたのかを自己評価させるとより効果的です。

提出された日報に対しては、何かしらのフィードバックやコメントを返すようにしましょう。きちんとフィードバックを行うことで、部下は「リモートワークでも上司は自分の働き具合をちゃんと見ててくれている」と実感できます。

こうしたやり取りにはslackやtrello、Google スプレッドシート、電子メールなどが使われるのが一般的。できるだけ日報は、上司だけでなくチーム全体で可視化できるような工夫が必要でしょう。

以下に日報の記入例を載せているので、参考にしてみてください。

タスクが終わらない従業員を強制的に残業させる

最終的な手段として、始業後に上司から本日やるべきタスクを明示し、それが全て終わらなかったら強制的に残業させるという方法があります。誰でも残業はしたくないはずですから、定時までに集中して仕事を完了させようとするでしょう。

しかし、このようなやり方は、少なからず部下にストレスを与え、スピードを意識し過ぎるあまり逆にクオリティが下がるという可能性もあるので、明らかに仕事をサボっていると思われる従業員などに対して行う、最終手段だと考えてください。

このような手段をとる前に、勤務態度や作業ペースに問題のある従業員に対しては、面談や1on1の回数や時間を増やすなどの働きかけを行うことが大切です。

まとめ

以上「リモートワーク(テレワーク)で監視は必要?サボらずに仕事に集中させる仕組み作りとは!」でした。

コミュニケーションの機会の少ないリモートワークにおいては、マネジメント層から会社に来ているのと同じように頑張れる環境を積極的に構築すると共に、チームでのコミュニケーションを普段より活性化させていく工夫が求められます。

部下が楽しくストレスなく仕事ができるようにするのもマネジメント層の役目の1つです。もし、リモートワークになってから部下の生産性が下がっていると思われたら、この記事で紹介したような方法を試してみると良いでしょう。

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リモートワークに必要なもの

リモートワークでの働き方

経営層・マネジメント層がリモートワークで考えるべきこと

リモートワークの概要など

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