リモートワーク(テレワーク)で会議を生産的に行うための重要なポイント8つ

最終更新日: 2020/05/18 14:31
提案するスーツの男性

リモートワークを導入する企業が増える中で、今後オンライン会議を日常的に行うようになっていく人も多いのではないでしょうか。しかし、オンライン会議はリアルのミーティングと違って特有の注意点があります。

この記事では、スムーズにオンライン会議を進めるコツや生産性を上げるポイント、おすすめのWEB会議ツールなどについて解説していきます。リモートワークで初めてオンライン会議を行うという人はぜひ参考にしてみてください。

リモートワークで会議を生産的に行うためのポイント

パソコンを使う男性

リモートワークで会議を行う際は、特に以下のような点を意識するようにしましょう。

  • ヘッドセットやマイクを使用する
  • スーツやオフィスカジュアルで参加する
  • WEB会議システムの画面共有機能を効果的に用いる
  • 基本的に発言者以外はミュートにする
  • 会議は1日の労働時間の真ん中あたりに行うと効果的
  • 質問や提案は出来るだけ会議中に行う
  • 自分の名前を名乗ってから発言する
  • WEB会議システムは事前の接続テストを行う

ヘッドセットやマイクを使用する

リモートワークで会議を行う際は、できる限りヘッドセットやマイクを使用するようにしましょう。

基本的にノートパソコンにはマイクが内蔵されているので、ヘッドセットや独立マイクがなくてもビデオ通話によるコミュニケーションは可能ですが、内臓マイクのみでビデオ通話をすると、音声が聞き取りにくく、コミュニケーションロスが発生する可能性があります。

ヘッドセットを使用することで、テレビ電話や会議を行う際に相手の音声をクリアに聞いたり、自分の声をはっきりと相手に伝えることができますので、日常的に会議があるという人は購入しておくのがおすすめです。

おすすめのヘッドセットやマイクに関しては、以下の記事をご覧ください。

スーツやオフィスカジュアルで参加する

リモートワークでは通常勤務と違って、私服での勤務を許可している企業も多いでしょう。しかしながら、会議を行う際は、スーツやオフィスカジュアルでの参加を義務付けるなど、ある程度の服装規定を設けた方が良いです。

何故ならば、集団における個々人の服装というのは、想像以上に集団内でのまとまりや意思決定といったものに大きな影響を与えてしまうからです。

例えば会議の際に、ある人はスーツで、ある人は部屋着で、ある人はパジャマで、といったように服装が全くもってバラバラだと、無意識のうちに意見がなかなかまとまらず、スムーズに意思決定が進みにくくなる可能性があります。

ですから、会議など複数人で行う重要な意思決定の場においては、きちんと服装指定を行い、参加者にある程度の統一感を持たせることが大切です。

リモートワークでの服装に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

WEB会議システムの画面共有機能を効果的に用いる

特定のメンバー(書記など)がホワイトボードを購入して、それをカメラに映しながら会議を進めていくといったやり方はあまりおすすめしません。ホワイトボードを直接カメラに映すと、光の差し込み具合などで文字が見えづらくなることがあります。

ですので、オンライン会議を行う際は、WEB会議システムの画面共有機能を効果的に用いるようにしましょう。その際、参加者のアイデアなどを適宜メモしていけるよう、共有しているレジュメや資料に自由に書き込みができるWEB会議システムを使うのが望ましいです。

基本的に発言者以外はミュートにする

全員でディスカッションする場合などを除いて、基本的に発言者以外はミュートにしておくのがおすすめです。

一人暮らしの人であっても、車・バイクの走行音や隣人の声などが入ってしまう場合もあり、そうしてマイクが雑音を拾ってしまうと、とても聞き取りづらくストレスが溜まります。

記録係の人もキーボードのカタカタという音がうるさく感じられがちなので、基本的に他の人が発言している間はミュートにしておくようにしましょう。

会議は1日の労働時間の真ん中あたりに挟むと効果的

これは会議そのものよりも、会議以外の業務時間の集中力を上げるコツですが、1人で仕事を進めることが多いリモートワークにおいては、1日の労働時間の真ん中あたりに会議や1on1の時間を挟むのがおすすめです。

例えば、8時間勤務で1日に1回会議があるとして、

会議(1時間)→1人で仕事する時間(7時間)

1人で仕事する時間(4時間)→会議(1時間)→1人で仕事する時間(3時間)

であれば、後者の方が1人で仕事をする時間の集中力は高まるでしょう。

何故ならば、周りに誰もいない1人の状態では、集中力というのは長くは続かないからです。ですから、ちょうど良いタイミングで会議の場を設けることで、人と話すことが良い息抜きになってくれます。

質問や提案は出来るだけ会議中に行う

個人的に相談したいことや多くの人に聞かれたくないことでない限り、会議で生じた疑問、リモートワーク中に思いついたアイデアなどは、会議が終わるまでに発言するようにしましょう。

通常勤務であれば「さっきの会議のことなんですけど」と上司にすぐに質問することができますが、リモートワークだと後々メールやチャットで文章を打って質問するのは手間になります。分からないことは素直にその場で聞くようにしましょう。

自分の名前を名乗ってから発言する

通常の会議であれば発言者は見れば明らかですが、オンライン会議、特に音声だけで会議を行う場合は、誰が発言しているのか分かりにくい場合があります。

ですから、自分が発言する場合は必ず「コンテンツグループの山田太郎です」などと名乗ってから発言するようにしましょう。

また、特定の人に回答をもらいたい場合は、「畑中さんにお聞きします」といったように、誰に対しての発言なのかを明確にすることが大切です。

WEB会議システムは事前の接続テストを必ず行う

初めてオンライン会議を行う、新しいWEB会議システムを使う、といった場合は、事前に接続テストを行なっておくことは必要不可欠です。初めてではない場合も、ツールのバージョンがアップデートされていて操作方法が分からないといったこともあるので、念のためテストしておくことをおすすめします。

パソコンから接続できない場合でも、スマホからであれば繋がる場合もあるので、念のためスマホアプリもダウンロードしておくと良いでしょう。

もし会議が始まってから、「上手く画面が表示されないんですが」といったことになると、他の参加者を待たせてしまうことになりますので気をつけてください。

リモートワーク会議におすすめのWEB会議システム

パソコンを使う男性

リモートワークの会議には、以下のようなWEB会議システムを用いると良いでしょう。

zoom

WEB会議システムとして特に有名なのがzoomです。複数人が同時にビデオ通話に参加でき、画面共有もスムーズに行うことができます。無料プランでも最大40分、最大100人までのミーティングが可能で、1on1なら無制限で使えますので、一般的には無料プランで十分でしょう。

skype

skypeの会議システムでは会議リンクを作成し、そのリンクを参加者に共有して、最大50人、時間無制限の通話を無料で行うことができます。ブラウザ版のskypeが自動的に開くので、アプリのインストールやサインアップは不要。リンクに有効期限はないので、いつでもアクセス可能です。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チャット・ビデオ会議・通話・ファイル共有などの機能が全て1つにまとまっているのが特徴的。その為、わざわざリモートワークのためのツールを使い分ける必要がないのが魅力です。特にOffice 365を使っている企業におすすめ。

無料版でも時間無制限でビデオ会議やチャットが行えますが、セキュリティ面や使えるファイルストレージ量などで有料版より劣ります。

LINC Biz

LINC Bizは、PCでもスマホでもブラウザだけで手軽にオンライン会議を始めることができます。共有している画面に書き込みながらミーティングを行えるなど、会議を円滑に行うために便利な機能が揃っているのが特徴です。

無料版だと最大接続数は3人までに限定されてしまいますが、有料版でも1人につき月額350円と手頃な価格で開始できます。

まとめ

以上「リモートワーク(テレワーク)で会議を生産的に行うための重要なポイント8つ」でした。

最近のWEB会議システムは非常に進化していますが、それでも対面のようにはスムーズに進まない部分も多いでしょう。ですから、オンライン会議では普段は気にしないような事柄も十分に意識しながら行うことが大切です。

特に意識すべきは「相手の立場に立って発言し、傾聴する」ということ。当たり前のことですが、コミュニケーションを取りづらいオンライン会議だからこそ、一人一人のそういった姿勢が、会議の生産性を高めることにも繋がります。

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リモートワークに必要なもの

リモートワークでの働き方

経営層・マネジメント層がリモートワークで考えるべきこと

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